F.A.Q.

Table des matières
Questions/Réponses
Textes législatifs Retour haut
1. Quels sont les textes applicables au site unique ?
- Article L.1453-1 du code de la santé publique : https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=045FFB6CF33D1C3F68F82C26D2ED3709.tpdila07v_3?idArticle=LEGIARTI000033219005&cidTexte=LEGITEXT000006072665&categorieLien=id&dateTexte=

- Décret n° 2016-1939 du 28 décembre 2016 relatif à la déclaration publique d'intérêts prévue à l'article L. 1451-1 du code de la santé publique et à la transparence des avantages accordés par les entreprises produisant ou commercialisant des produits à finalité sanitaire et cosmétique destinés à l'homme : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=045FFB6CF33D1C3F68F82C26D2ED3709.tpdila07v_3?cidTexte=JORFTEXT000033735450&dateTexte=20170701

Guide utilisateur Retour haut
2. Où trouve-t-on le guide d’utilisation pour l’espace entreprise ?
Sur le bas de la page d’accueil du site vous trouverez le guide utilisateur de l’application, les règles de saisie du fichier .csv (spécifications au format .csv), le guide d’export de ce fichier (kit du format CSV) et les spécifications du service Web.

3. Où trouve-t-on le guide d’utilisation pour l’envoi du fichier .csv par web services ?
Sur le bas de la page d’accueil du site vous trouverez les spécifications du service Web.

Inscription Retour haut
4. Lors de l'inscription, mon fichier KBIS est toujours refusé m'indiquant qu'il n'est pas au format PDF. Comment puis-je m'inscrire ?
Un problème de validation du fichier apparaît avec le navigateur Firefox (versions 25 et 26). Nous vous recommandons alors de réaliser votre inscription avec un navigateur différent

5. Je travaille dans une association. Je ne dispose alors pas de Kbis. Comment puis-je m'inscrire sur le site unique?
A la place du Kbis, vous pouvez fournir une copie de votre récépissé de préfecture.

6. Après mon inscription, je n'ai reçu aucun e-mail me permettant de valider mon inscription. Est-ce normal ?
Vérifier dans votre messagerie que l'e-mail n'a pas été traité comme un spam.

7. En tant que contact principal ou administrateur de l’entreprise, je souhaite ajouter un nouveau contact en charge des déclarations ou en charge des demandes de rectification.
La procédure est expliquée au chapitre 2.3 du guide utilisateur téléchargeable sur la page d’accueil de l’espace Entreprise.

8. En tant que contact principal ou administrateur de l’entreprise, j’ai créé un nouveau contact pour la personne chargée des déclarations. La personne n’a rien reçu.
Un e-mail de validation a été envoyé à l’adresse e-mail du nouveau contact. Cet e-mail contient une URL permettant de valider le contact et de le rendre ainsi actif. Si l'entreprise ne l'a pas reçu, il faut supprimer et recréer le contact.

9. Un message d'erreur « La clé d’activation est incorrecte ou votre compte a déjà été validé » s'affiche lorsque je clique sur le lien d'activation du compte. Comment puis-je valider mon compte ?
Si vous n'avez jamais validé votre compte et que votre inscription date de plus d'une semaine, vous devez réaliser une nouvelle inscription. Si vous avez copié/collé le lien présent dans l’e-mail de validation de votre compte, assurez-vous qu'aucun espace n'a été ajouté à la fin de l'URL. Si cela n'est pas le cas ou si vous avez simplement cliqué sur le lien, le message d'erreur signifie que vous avez déjà validé votre compte. Vous devez attendre que votre compte soit validé par l'équipe Transparence Santé. Une fois cette étape effectuée, votre mot de passe vous sera envoyé par e-mail. Cette étape doit s'effectuer dans les quelques jours suivant votre validation.

10. Je n'ai toujours pas reçu mon mot de passe. Comment puis-je l'obtenir ?
Assurez-vous que vous avez bien validé votre compte avec l'e-mail de validation qui vous a été envoyé. Si vous avez déjà validé votre compte, celui-ci est en attente de validation de la part de l'équipe Transparence Santé. Une fois cette étape effectuée, votre mot de passe vous sera envoyé par e-mail. Cette étape doit s'effectuer dans les quelques jours suivant votre validation.

11. La création de mon compte a été refusée car mon Kbis n’est pas conforme. Que cela signifie-t-il ?
Cela signifie que le Kbis fournit ne satisfait pas l'une des conditions suivantes : L'extrait du Kbis doit être certifié par le greffe du Tribunal de Commerce pour faire foi dans les démarches administratives. Il doit être tamponné et dater de moins de 3 mois

12. Je n'arrive pas à me connecter au site avec mon login et mon mot de passe. Que puis-je faire ?
Si vous avez copié/collé votre login et/ou votre mot de passe, assurez-vous qu'aucun espace n'ait été ajouté à la fin. Assurez-vous également que vous n'utilisez pas votre identifiant d'entreprise à la place de votre login. Si malgré cela, vous n'arrivez toujours pas à vous connecter, cliquer sur « Mot de passe oublié ? » et renseignez votre adresse e-mail. Un nouveau mot de passe vous sera alors envoyé

13. L’identifiant d'entreprise est-il le login ?
Non, le login et l’identifiant sont différents. Le login permet de se connecter à l’application. L’identifiant d’entreprise est un identifiant permettant de reconnaitre l’entreprise. Celui-ci est utilisé lors de l’import d’un fichier .csv par exemple.

14. Où puis-je trouver mon login ?
Le login est présent dans le premier e-mail qui vous a été envoyé, à savoir l’e-mail de validation de votre compte. Si vous avez perdu votre login, vous pouvez le récupérer en cliquant sur « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion.

15. Où puis-je trouver l'identifiant de mon entreprise ?
Vous pouvez retrouver l'identifiant de votre entreprise sur la page de détails de votre compte.

16. Quels sont les différents rôles/profils d'utilisateurs ?
L’administrateur (ou le contact principal) a accès à toutes les fonctionnalités du site et à toutes les données de l’entreprise. Les contacts en charge des déclarations ont accès à toutes les fonctionnalités hormis celle de la gestion des comptes et de la gestion des demandes de rectification, et ont accès à toutes les données de l’entreprise accessibles via ces fonctionnalités. Les contacts en charge des demandes de rectification des bénéficiaires ont accès à la fonctionnalité de gestion des demandes de rectification et à toutes les données de l’entreprise accessibles via cette fonctionnalité.

17. Les différents utilisateurs créés par l’administrateur reçoivent-ils un mot de passe qui leur est propre ?
Oui, chaque utilisateur créé reçoit un login et un mot de passe nominatifs.

18. Les comptes créés doivent-ils être tous nominatifs ?
Oui

19. Lorsque je veux ajouter un contact en charge des déclarations, le bouton vert pour valider ne s'affiche pas. Que dois-je faire ?
Ce problème apparaît avec le navigateur Internet Explorer. Nous vous recommandons alors de réaliser cet ajout avec un navigateur différent.

20. Quels sont les liens de responsabilité entre une filiale et son entreprise principale ?
L’entreprise principale a accès aux données de toutes ses filiales. Une filiale n’a accès qu’à ses données.

21. Comment puis-je modifier mon mot de passe ?
Il ne vous est pas possible de choisir votre mot de passe. Si vous le perdez, vous avez la possibilité d'en redemander un nouveau via la fonctionnalité « Mot de passe oublié », depuis la page de connexion du site.

22. En tant qu’administrateur d’une entreprise étrangère, ai-je besoin du fichier KBIS pour m’inscrire sur le site unique ?
Vous pouvez faire une demande d'inscription sans fournir d'extrait Kbis, en tant qu'entreprise étrangère. L'administrateur du compte de l'entreprise recevra un n° d'identifiant et un login. Ensuite, le gestionnaire du ministère contrôlera et validera l'inscription de l'entreprise. L'administrateur du compte recevra alors le mot de passe.

23. Je souhaite modifier des informations sur l’entreprise (adresse, dénomination sociale). Que dois-je faire ?
S’il s’agit d’un changement d’adresse ou de dénomination, l’administrateur de l’entreprise envoie au support Transparence-santé le fichier Kbis contenant la nouvelle adresse. Le gestionnaire du ministère effectuera ensuite la modification d’adresse sur le compte de l’entreprise dans la base.
Pour les changements d'adresse e_mail des contacts en charge des déclarations ou en charge des demandes de rectification, l’administrateur de l’entreprise dans l'espace Entreprise, menu Mon compte, doit supprimer le contact puis le recréer.

24. Je ne vois plus le menu en entier, après m’être connecté(e)
Vous ne voyez plus le menu en entier, parce que vous avez le profil en charge des demandes de rectification

Transmission Retour haut
25. Quels sont les délais de transmission des déclarations ?
(cf article R.1453-5 du code de la santé publique)
Les conventions signées, les avantages et rémunérations alloués ou versés au cours du 1er semestre de l'année en cours doivent être transmis au plus tard le 1er septembre et au plus tard le 1er mars de l'année suivante pour les conventions signées, les avantages et rémunérations alloués ou versés les avantages alloués ou versés au cours du second semestre de l'année N-1.
Les informations relatives aux conventions, rémunérations et aux avantages peuvent également être transmises au fil de l’eau.
Une alerte est émise lors de la transmission de la déclaration jusqu'à 5 ans d'antériorité ; cela n'empêche pas l'enregistrement de la déclaration.

26. Quels sont les délais de transmission des avantages et rémunérations octroyés dans le cadre d’une convention ?
Si les avantages et rémunérations octroyés dans le cadre d'une convention sont connus lors de la signature de la convention, ils peuvent effectivement être déclarés en même temps que la convention, mais il se peut que certains avantages ou rémunérations prévus par convention se réalisent plus tard (par exemple : pour une convention de recherche d'une durée de 6 mois, certains frais de déplacement peuvent être connus après la signature de la convention).
Les seules informations transmises dans la date limite de fin de saisie (réglementaire) (le 1er septembre ou le 1er mars ) sont les avantages non liés à des conventions.

27. Quelle est la différence entre la déclaration via le fichier de déclaration CSV et la télé-déclaration via le formulaire directement sur l’espace Entreprise?
Ces deux canaux de transmission aboutissent au même résultat, l'intégration des lignes de déclaration dans la base Transparence-santé.
La déclaration via l'import du fichier .csv consiste à réaliser un fichier .csv contenant vos lignes de déclarations décrites selon le format imposé par le ministère (voir document téléchargeable au bas de la page d’accueil de l’espace Entreprise « spécifications au format .csv ») et à enregistrer les données des déclarations dans la base Transparence-santé (import). Il est possible d’importer le fichier soit par l'espace entreprise via le menu « Importer des fichiers de déclaration », soit en l'envoyant par web service. Ce canal de transmission est intéressant lorsque vous avez beaucoup de lignes de déclarations à transmettre.
La télé-déclaration consiste à compléter le formulaire de déclaration en ligne dans l'espace entreprise, via le menu « Mes avantages versés/Mes conventions signées ». Ce mode de transmission est plus adapté lorsqu’il y a peu de déclaration à transmettre.
Voir § 3 du guide utilisateur téléchargeable sur la page d’accueil de l’espace Entreprise.

28. Est-il possible de modifier une déclaration qui a été transmise par un autre mode de transmission que celui utilisé pour sa création ?
Oui, la déclaration étant enregistrée dans la base Transparence-santé, vous pouvez utiliser n’importe lequel des 3 modes de transmission pour modifier la déclaration. Par exemple, si une déclaration a été crée via le fichier de déclaration .csv, vous pouvez modifier la déclaration via le formulaire de l’espace entreprise.

29. Peut-on anticiper la saisie des déclarations ?
Oui, Cela est possible d'anticiper. Une alerte est émise lors de la transmission de la déclaration jusqu'à 5 ans d'antériorité, mais ne gène pas l’enregistrement de la déclaration dans la base.

30. Dois-je transmettre les avenants aux conventions au Ministère de la Santé ?
Les informations relatives aux conventions et à leurs avenants sont à déclarer mais la convention elle-même ne fait pas l’objet d’une transmission.

31. Les données sont-elles rejetées si elles concernent des déclarations dont la date légale de déclaration est dépassée ?
Non.

32. Quelle est l'adresse à renseigner pour les médecins remplaçants ?
Vous devez indiquer l'adresse du cabinet où a été effectué le remplacement.

33. Pour un bénéficiaire, je dispose du numéro d'ordre et du numéro RPPS. Lequel dois-je renseigner lors de la déclaration ?
Il est préférable de renseigner le numéro RPPS.

34. Quels champs correspondent à l’établissement de santé auquel est rattaché le professionnel de santé ?
Pour renseigner l’établissement de santé, vous pouvez utiliser les champs adresse 1, adresse2, adresse3, adresse4 dans le formulaire de déclaration en ligne (« BENEF_ADRESSE1 », « BENEF_ADRESSE2 », « BENEF_ADRESSE3 » et « BENEF_ADRESSE4 » dans le fichier d’import.csv).

35. Comment corriger une déclaration que je viens de créer ?
Vous avez deux solutions pour corriger une déclaration déjà enregistrée dans la base :
- vous réimportez un fichier .csv dans lequel vous laissez les déclarations que vous souhaitez modifier, avec les corrections nécessaires et dans la colonne LIGNE_ACTION, vous écrivez [M] pour modification. Cela est pratique lorsque vous avez beaucoup de déclarations à modifier.
- vous vous rendez sur l’espace Entreprise et vous passez par le menu Mes avantages versés/Mes conventions signées, vous sélectionnez une déclaration et la corrigez (§ 5.3 ou 6.3 du guide utilisateur disponible sur la page d'accueil de l'espace Entreprise). Cela est pratique lorsque vous avez quelques déclarations à corriger.

36. Puis-je modifier une déclaration que j’ai importée par fichier .csv, par télédéclaration ?
Oui et l’inverse est possible également. Cela vaut aussi pour la modification, la validation et la désactivation (suppression).

Transmission par télé-déclaration Retour haut
37. Comment fonctionne le bouton « Compléter automatiquement »
La fonctionnalité « Compléter automatiquement » est expliquée dans le manuel utilisateur, téléchargeable sur la page d’accueil de l’espace Entreprise, § 5.2.2 ou 6.2.2.

38. Dans la déclaration en ligne, comment dois-je renseigner l'identifiant de la déclaration ? (l'équivalent du champ « LIGNE_IDENTIFIANT »)
Dans la déclaration en ligne, ce champ est affecté automatiquement. Vous le retrouverez dans les détails de la déclaration, dès que celle-ci sera enregistrée.

Transmission par import CSV Retour haut
39. Où trouve-t-on les règles de saisie du fichier .csv ?
Sur le bas de la page d’accueil du site vous trouverez les règles de saisie du fichier .csv (spécifications au format .csv) et le guide d’export de ce fichier (kit du format CSV).

40. Comment puis-je exporter mes données dans un fichier CSV encodé en UTF-8 ?
Pour réaliser cela, vous pouvez utiliser le « Kit du format CSV » téléchargeable depuis la page d'accueil de votre compte. Ce kit contient une macro Excel permettant de réaliser cet export ainsi qu'un manuel d'utilisation pour vous indiquer comment utiliser la macro.

41. Dans le manuel d’utilisation du Format CSV, la procédure pour activer les macros est présentée pour Excel 2003, 2007 et 2010, quelle procédure faut-il suivre pour Excel 2013 ?
Nous ne pouvons vous fournir la procédure exacte sous Excel 2013 même si celle-ci devrait être semblable. Néanmoins, vous pouvez suivre les indications d’Office à l’adresse suivante : http://office.microsoft.com/fr-fr/excel-help/activer-ou-desactiver-les-macros-dans-les-fichiers-office-HA010354316.aspx

42. Quelle est la différence entre une ligne de déclaration et un traitement de déclaration ?
Une ligne de déclaration est une ligne du fichier CSV, elle correspond à une déclaration et elle est identifiée par un identifiant unique.
Un traitement se rapporte à l’import d’un fichier.csv, il est identifié par un n° de traitement.
La liste des traitements se trouve dans le menu « Importer des fichiers de déclarations ».

43. Lorsque je contrôle ou j'importe mon fichier.csv, une erreur est générée m'indiquant que le format de la ligne est incorrect et que la ligne doit contenir 38 colonnes alors que j'ai bien renseigné les 38 colonnes. Pourquoi ?
Vérifiez que le séparateur utilisé pour la ligne est bien le « pipe » (« | ») et que la ligne en comporte 37. Nous vous conseillons de plus d'utiliser le « Kit du format CSV » pour générer un fichier CSV correct. Ce kit est téléchargeable depuis la page d'accueil de votre compte.

44. Je ne comprends pas l'erreur ou les erreurs qui me sont remontées lorsque je contrôle ou j'importe mon fichier CSV.
Nous vous conseillons de bien lire les « Spécifications du format CSV » téléchargeables depuis la page d'accueil de votre compte et de vérifier que le champ en erreur respecte bien le format autorisé.

45. Puis-je charger les éléments par groupes de fichiers successifs ?
Oui, Chaque fichier est traité séparément. Vous pouvez déclarer chaque déclaration dans un seul fichier, par exemple

46. La gestion des erreurs se fait-elle uniquement lors du contrôle ?
Non. L'import de fichier réalise également un contrôle sur les données. Une déclaration (ligne du fichier) qui présente une ou plusieurs erreurs ne sera pas enregistrée par le système. Une déclaration qui ne présente pas d’erreurs sera enregistrée par le système dans la base Transparence-santé.

47. Pouvez-vous supprimer un de nos imports de fichier ?
Non, il nous est impossible de supprimer vos imports réalisés.

48. Les données sont-elles rejetées si les champs non obligatoires ne sont pas renseignés ?
Oui, chaque ligne présentant des champs obligatoires non renseignés est rejetée

49. Est-il possible de récupérer un récapitulatif des imports effectués ?
Oui, dans le menu « Importer des fichiers de déclaration », vous trouverez un tableau des traitements successifs réalisés par votre entreprise depuis son inscription sur le site unique. Un traitement correspond à un import de fichier. Dans la colonne Action, la valeur indique le nombre de lignes de déclarations importées. En cliquant sur cette valeur, vous téléchargez vos lignes de déclarations déjà importées dans la base Transparence-santé au format .CSV.

50. Des divergences existent entre les informations présentes dans le décret et celles présentes sur le site concernant le format du fichier CSV. Quelles informations dois-je prendre en compte ?
Les informations présentes sur le site doivent être prises en compte. Les différences avec le décret seront officialisées dans le décret modificatif.

51. A quoi correspond le champ « ENTREPRISE_IDENTIFIANT » ?
Le champ « ENTREPRISE_IDENTIFIANT » correspond à l’identifiant de l’entreprise qui a signé la convention ou versé l’avantage. Cet identifiant est présent dans le détail du compte de l’entreprise, sous le terme « Identifiant d’entreprise ».

52. A quoi correspond le champ « LIGNE_IDENTIFIANT » ?
Le champ « LIGNE_IDENTIFIANT » correspond à l’identifiant de la ligne de votre fichier. C’est à vous de renseigner sa valeur. Celle-ci ne doit pas dépasser 128 caractères et comportée uniquement des chiffres, des lettres majuscules, des tirets « - » et des « underscore » (« _ »). De plus, chaque déclaration d'une entreprise doit avoir un identifiant unique, c'est-à-dire que deux déclarations d'une même entreprise ne peuvent avoir le même identifiant.

53. Puis-je modifier le champ « LIGNE_IDENTIFIANT » d’une déclaration que j’ai déjà créée ?
La valeur se trouvant dans le champ « LIGNE_IDENTIFIANT » joue le rôle de clé pour identifier de manière unique chaque ligne de déclaration (avantage ou convention). Elle est fournie en entrée par votre entreprise pour pouvoir par exemple procéder à une correction ultérieure. Il vous est donc impossible de corriger cette valeur en mode modification.
Le champ « LIGNE_IDENTIFIANT » correspond à l’identifiant de la ligne de votre fichier. C’est à vous de renseigner sa valeur. Celle-ci ne doit pas dépasser 128 caractères et comportée uniquement des chiffres, des lettres majuscules, des tirets « - » et des « underscore » (« _ »). De plus, chaque déclaration d'une entreprise doit avoir un identifiant unique, c'est-à-dire que deux déclarations d'une même entreprise ne peuvent avoir le même identifiant

54. Le couple « ENTREPRISE_IDENTIFIANT / LIGNE_IDENTIFIANT » doit-il être unique pour l'ensemble des déclarations qui seront publiées sur le site ou bien par période ?
L'unicité concerne l'ensemble des déclarations d'une entreprise sur le site. L'unicité ne prend pas en compte la période.

55. Les champs « ENTREPRISE_IDENTIFIANT » et « LIGNE_IDENTIFIANT » sont-ils générés automatiquement lors de l'export CSV du fichier ?
Non. Aucune information n'est générée automatiquement. Vous devez renseigner vous-même les informations nécessaires.

56. A quoi correspond le champ «LIGNE_DEMANDE_RECTIFICATION » ?
La valeur [O] indique que votre ligne traite la demande de rectification en cours pour la déclaration. Dans ce cas, la valeur du champ LIGNE_ACTION, peut être [M], [S] ou bien [V]. Le champ LIGNE_IDENTIFIANT doit correspondre à l'identifiant de la déclaration concernée. Pour retrouver la déclaration correspondante (faisant l'objet d'une demande de rectification), vous pourrez accéder à la fonctionnalité « Mes demandes de rectification » (accessible à partir de la version 2.0 du site).

57. A quoi correspond le champ « BENEF_IDENTIFIANT_VALEUR » ?
La valeur [O] indique que votre ligne traite la demande de rectification en cours pour la déclaration. Dans ce cas, la valeur du champ LIGNE_ACTION, peut être [M], [S] ou bien [V]. Le champ LIGNE_IDENTIFIANT doit correspondre à l'identifiant de la déclaration concernée. Pour retrouver la déclaration correspondante (faisant l'objet d'une demande de rectification), vous pourrez accéder à la fonctionnalité « Mes demandes de rectification » (accessible à partir de la version 2.0 du site).

58. Comment remplir les champs « BENEF_IDENTIFIANT_TYPE » et « BENEF_IDENTIFIANT_VALEUR » si je ne dispose pas de toutes les informations nécessaires ?
Si vous ne connaissez pas le numéro d’identifiant d’un bénéficiaire ou si aucun type d’identifiant de la liste proposé ne correspond au type d’identifiant du bénéficiaire, vous devez renseignez « [AUTRE] » comme type et ne pas indiquer de valeur.

59. A quoi correspond le champ « BENEF_OBJETSOCIAL » ?
Le champ « BENEF_OBJETSOCIAL » correspond au type d’activité exercé par le bénéficiaire.

60. Pour le champ « AVANT_NATURE », il n'y a pas la notion de frais d'inscription aux congrès pour les professionnels de santé. Que dois-je choisir comme valeur ?
Les frais d'inscription (seuls) sont à déclarer dans la catégorie « Inscription ». S’il y a lieu, ils peuvent être regroupés avec des frais de transport et/ou hébergement et/ou repas dans la catégorie « Hospitalité ».

61. Pour les champs du format CSV qui se rapportent à une liste, dois-je bien mettre les crochets (par exemple pour « BENEF_QUALITE », insérer « [10] » lorsqu’il s’agit d’un médecin) ?
Oui, les crochets font partie de la valeur attendue.

62. A quoi correspond le champ « AVANT_CONVENTION_LIE » ?
Cette information doit permettre de retrouver facilement la convention liée. Ce champ n'est pas contrôlé, vous pouvez donc choisir ce qui semble le plus pertinent pour retrouver la convention.

63. Comment avoir la liste des traitements (ou résultat des imports de mes fichiers .csv) ?
Dans le menu « Importer des fichiers de déclarations », le tableau présente l’évolution de vos traitements. Les colonnes « Succès », « Alertes » et « Erreurs » vous indiquent respectivement le nombre de lignes en succès (c’est-à-dire le nombre de lignes de votre fichier qui ont été traitées correctement et donc enregistrées), le nombre d’alertes liées au traitement et le nombre de lignes en erreur (c’est-à-dire le nombre de lignes de votre fichier qui sont en erreur et qui n’ont donc pas été enregistrées).

64. Comment traiter une alerte ?
Vous obtenez les alertes soit en consultant chaque déclaration, soit en vous rendant au menu « Gérer mes alertes » de l'espace Entreprise. Vous pouvez suivre les conseils de l’alerte et modifier les informations de la déclaration en conséquence.
Le menu vous invite à exporter les alertes au format .csv. Chaque ligne est une alerte sur une déclaration.
Exemple:
La colonne BENEF_CODEPOSTAL ne correspond pas aux informations récupérées depuis l'Annuaire Santé : 01012.
Pour ne plus générer d'alerte, il faut saisir '01012' comme code postal du bénéficiaire.

65. Comment traiter une alerte portant sur la spécialité du bénéficiaire ?
L’alerte sur la spécialité du bénéficiaire mentionne que celle-ci n’est pas référencée sur le site Transparence Santé ; il s’agit d’un problème de non-concordance entre les spécialités de l’Annuaire Santé et celle du site Transparence Santé.
Si vous n'avez pas de renseignement vous permettant de préciser le statut exact du bénéficiaire, contactez le support Transparence-santé.
Une amélioration est prévue sur l’envoi de ces alertes.

66. Que signifie la base Annuaire santé ?
La base Annuaire santé est le répertoire partagé des professionnels de la santé (RPPS).

67. A quoi correspond la valeur « [V] » pour le champ « LIGNE_ACTION » ?
Lors de l'import, des erreurs peuvent être générées ainsi que des alertes. Une alerte ne bloque pas l'enregistrement d'une déclaration. Elle vous permet de vous indiquer qu'une information n'aurait pas du être renseignée (voir colonne Règle de gestion alerte des Spécifications du format CSV). Une déclaration ayant générée une ou plusieurs alertes sera alors différenciée des autres afin que vous puissiez corriger l'alerte. Si vous souhaitez que cette déclaration ne soit plus différenciée et que les alertes sur celle-ci soient supprimées sans modifier la déclaration, vous pouvez alors la valider avec la valeur « [V] » du champ « LIGNE_ACTION ».

68. Dans la liste de mes alertes, j’ai cette alerte sur une déclaration : « Warn 30 La colonne AVANT_NATURE ne contient pas une des valeurs recommandées ».
Comme indiqué dans le manuel utilisateur, pour le champ « Nature », il est nécessaire d'indiquer une des valeurs suivantes :
- Hospitalité (c'est-à-dire cumul de repas, hébergement, transport)
- Repas
- Hébergement
- Transport
- Dons de fonctionnement
- Dons de matériel
- Voyages d'agrément
- Invitations
- Cadeaux

69. Dans la liste de mes alertes, j’ai cette alerte sur une déclaration : «WARN 30 La colonne CONV_OBJET ne contient pas une des valeurs recommandées »
Le champ objet d’une convention doit contenir une des valeurs suivantes :
- Achat de documentation scientifique
- Achat / location d’espaces dans le cadre d’évènements scientifiques
- Achat / location d’espace publicitaire
- Hospitalité
- Don / Mécénat
- Remise de prix
- Remise d’une bourse
- Partenariat
- Parrainage
- Recherche scientifique
- Enquête /Étude/Etude de marché (hors recherche)
- Contrat d’expert scientifique, Contrat dans le cadre d’une recherche, Contrat de consultant
- Conseil / expertise autre que scientifique
- Autres prestations de services
- Formation
- Prêt de matériel
- Cession de droits / licence d’exploitation
- Édition
- Contrat d’intervenant à une manifestation/orateur
- Contrat d’interview
- Inscription congrès
- Évaluation produit cosmétique
- Vigilance produit cosmétique
- Autre : précision obligatoire

70. Dans la liste de mes alertes, j’ai cette alerte sur une déclaration : WARN_60|La colonne BENEF_CODEPOSTAL ne correspond pas aux informations récupérées depuis l'Annuaire Santé : [valeur de code postale].|
Il faut saisir le code postal proposé en correction par le système ([valeur de code postale]) comme code postal du bénéficiaire.

71. Dans la liste de mes alertes, j’ai cette alerte sur une déclaration, WARN_60|La colonne BENEF_VILLE ne correspond pas aux informations récupérées depuis l'Annuaire Santé : Ville correspondant au code INSEE : [valeur de code insee].|
Cette alerte indique que la ville du bénéficiaire que vous avez renseignée ne correspond pas à celle qui a été récupéré depuis l’Annuaire Santé.
Le système vous propose alors de saisir la ville correspondant au code INSEE proposé dans le message d’alerte [valeur de code insee], par exemple Saint-Genis-Laval (code insee 69204).

72. Puis-je appeler le support technique pour expliquer plus facilement mon problème ?
Non, l'équipe Transparence Santé n'effectue pas de support téléphonique. Vous devez envoyer un e-mail pour toute question à l'adresse suivante : transparence-sante-support@sg.social.gouv.fr

73. Est-il possible de récupérer dans un fichier l'ensemble de mes déclarations ?
Non, il n'existe aucune fonctionnalité permettant l'export de vos déclarations.

Recherche Retour haut
74. Je ne retrouve pas les conventions/avantages que j'ai déclarés. Est-ce normal ?
Assurez-vous que vous avez sélectionné le bon semestre lors de l'affichage de vos conventions ou de vos avantages

Publication Retour haut
75. Comment dois-je faire pour publier mes déclarations ?
La publication de vos déclarations se fait de manière automatique. Vous n'avez rien à faire.

Suppression Retour haut
76. Dans le menu « Mes conventions signées » ou « Mes rémunérations versées » ou « Mes avantages versés », je retrouve des déclarations que j'ai désactivées. Est-ce normal ?
Oui, les déclarations désactivées ne sont pas supprimées de la base et sont toujours visibles sur l’espace Entreprise. Les déclarations désactivées ne seront pas publiées.

77. Comment puis-je savoir si une déclaration est bien désactivée ?
Vous devez accéder aux détails de la déclaration à partir du menu « Mes conventions signées », « Mes rémunérations versées » ou du menu « Mes avantages versés » . Si la déclaration est désactivée, la valeur du champ « Action » (dans la partie « Traçabilité ») est « Suppression » et le bouton « Activer » est présent en bas de page.

78. Je me suis trompé de fichier lors d'un import de fichier.csv. Comment puis-je supprimer les déclarations insérées ?
Les déclarations insérées ne peuvent pas être supprimées. Elles peuvent néanmoins être désactivées pour ne pas être publiées sur le site. La désactivation peut se faire via l'import d'un fichier CSV en spécifiant l'action de suppression pour la déclaration à désactiver ou bien via l'interface graphique, en cliquant sur le bouton « Désactiver » depuis la page de détail de la déclaration. Une déclaration désactivée n'est pas publiée.

79. Après l'import d'un fichier, dont le but était de supprimer mes déclarations (LIGNE_ACTION = [S]), je remarque que mes déclarations n'ont pas été supprimées. Pourquoi ?
Vous ne pouvez pas supprimer vos déclarations sur le site. L'action de suppression permet en réalité de désactiver vos déclarations. Les déclarations désactivées ne seront pas publiées.

Demande de rectification Retour haut
80. Comment se déroule le processus de demande de rectification ?
Durant ce processus est détaillé le contenu des 3 courriels (vérification, demande, traitement) que le bénéficiaire reçoit après la saisie d'une demande de rectification.
Sur le module Grand-public, le bénéficiaire affiche le détail d'un avantage ou d'une convention le concernant et clique sur le bouton Faire une demande de rectification.
Un formulaire l'invite à saisir son adresse électronique et à la confirmer.
Lorsqu'il valide sa demande, l'application l'invite à consulter le message électronique [Transparence Santé] Vérification de votre courriel, avec un lien à cliquer pour activer sa demande:
« Madame, Monsieur, Vous avez effectué une demande de rectification sur le site [https...].
Afin de finaliser l'enregistrement de cette demande de rectification, cliquez sur le lien ci-dessous ou collez le dans votre navigateur [https://....].
L'équipe Transparence Santé »

Lorsque la demande est activée, le bénéficiaire reçoit un deuxième message électronique:
[Transparence Santé] Demande de rectification : «
Madame, Monsieur, Conformément à la loi n° 717 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous souhaitez effectuer une demande de rectification de la déclaration suivante :
Identifiant de la déclaration : [n° d'identifiant déclaration]
Entreprise déclarante : [dénomination sociale] [([n° d'identifiant de l'entreprise])
Lien vers la déclaration : [https://...] Ce lien n'est peut-être plus fonctionnel si la déclaration a été supprimée par l'entreprise)
si l'entreprise concernée a opté pour un lien vers une URL plutôt que les coordonnées d’un contact: Afin de mettre en œuvre ce droit, nous vous informons que vous devez prendre contact avec l’entreprise qui a procédé à cette déclaration, en cliquant sur le lien ci-dessous :[http://www....] Ce lien vous permet d’accéder directement à la rubrique « droits d’accès et de rectification » sur le site internet de l’entreprise.
Si l’entreprise concernée a opté pour les coordonnées d’un contact (gestionnaire en charge des demandes de rectification): Afin de mettre en œuvre ce droit, nous vous informons que vous devez prendre contact avec l’entreprise qui a procédé à cette déclaration, en contactant la personne chargée des demandes de rectification au sein de l’entreprise :
[Nom, prénom du gestionnaire en charge des demandes de rectification]
[n° de téléphone du gestionnaire]
[adresse courriel du gestionnaire] 
Nous vous informons que pendant la durée de l’instruction de votre demande par l’entreprise, la déclaration concernée par votre demande fera l’objet d’un marquage spécifique visible par le public sur le site internet.
A l’issue du délai d’instruction de la demande par l’entreprise, ce marquage sera retiré du site internet.
Nous vous rappelons que les déclarations publiées sur le site transparence sont la reprise exacte des déclarations transmises par les entreprises conformément aux articles L. 1453-1, R. 1453-1 et R. 1453-2 à R. 1453-9 du code de la santé publique.
L'équipe Transparence Santé »
Le marqueur apparaît sur le site grand public avec une icône au niveau de la déclaration (bulle « cette déclaration fait l'objet d'une demande de rectification »).

Votre gestionnaire en charge des rectifications est averti par messagerie qu'une demande de rectification a été enregistrée sur une déclaration et peut obtenir le Nom, le Prénom et l'adresse courriel du bénéficiaire. Il peut :
- traiter la demande de rectification (avec ou sans modification de la déclaration)
- désactiver la déclaration (point 16 ci-dessous)

Les étapes de traitement de la demande de rectification dans le module Entreprise
Acteur autorisé: L’administrateur d’une entreprise ou les gestionnaires en charge des demandes de rectification
Etape 1 : le gestionnaire de l'entreprise cherche les demandes de rectification
1. L’acteur choisit le menu « Demande de rectification » sur la page d’accueil du module Entreprise
2. Le système affiche l’écran .
3. L’acteur saisit les critères de recherche et clique sur le bouton « Rechercher ».
4. Le système affiche en dessous un tableau contenant la liste des demandes de rectification correspondant aux critères sélectionnés.
5. L’acteur clique sur une ligne du tableau pour sélectionner une demande rectification.
6. Le système affiche l’écran.
Etape 2 : le gestionnaire de l'entreprise « traite » la déclaration
7. L’acteur clique sur le bouton « Modifier la déclaration ».
8. Le système affiche l’écran en fonction du type de la déclaration (Avantage ou Convention).
9. L’acteur modifie les informations de la déclaration et clique sur le bouton « Enregistrer »
10. Le système génère les alertes éventuelles correspondant à la saisie effectuée.
11. Le système enregistre la déclaration telle que renseignée dans le formulaire.
12. Le système affiche un message de confirmation à l’utilisateur indiquant : « Cette déclaration fait l’objet d’une demande de rectification. Souhaitez-vous que cette action traite la demande de rectification ? ».
13. L’acteur clique sur « OUI ».
14. Le système modifie le statut de la demande de rectification en « TRAITE ».
Le système envoie un mail au bénéficiaire indiquant que la demande a été traitée ([Transparence Santé] Traitement de votre demande de rectification) .
« Madame, Monsieur, Vous avez effectué une demande rectification le jj/mm/aaaa concernant la déclaration suivante :
Identifiant de la déclaration : [n° d'identifiant déclaration]
Entreprise déclarante : [dénomination sociale] [([n° d'identifiant de l'entreprise])
Lien vers la déclaration : [https://...] (Ce lien n'est peut-être plus fonctionnel si la déclaration a été supprimée par l'entreprise)
Nous vous informons que cette demande de rectification a été considérée comme traitée par l'entreprise.
L'équipe Transparence Santé. »
Le système supprime la marque sur la déclaration indiquant qu’elle fait l’objet d’une demande de rectification sur le module grand public.
Le système renvoie l’utilisateur vers l’écran avec la liste des demandes de rectification.
La demande qui vient d’être traitée n’y figure plus.
15. Flux alternatif commençant au point 13 : L’acteur clique sur « NON ».
(Cliquer sur « Non » pour enregistrer sans traiter la demande de rectification associée)
16. Flux alternatif commençant au point 9 : Il est possible de désactiver la déclaration ou de la valider si des alertes ont été générées lors de l'enregistrement (chapitre 5.7 du guide utilisateur)
L’acteur clique sur « VALIDER » (Cela permet à l’entreprise de confirmer des informations qui remonteraient des alertes)
L’acteur clique sur « désactiver » (la déclaration n'est plus publiée)
Etape 3 : le gestionnaire de l'entreprise consulte l’historique des déclarations, les alertes et les erreurs (chapitre 5.4 du guide utilisateur)
Voir aussi §7.2 du manuel utilisation espace entreprise.

81. Sur quoi repose la demande de rectification ?
La demande de rectification peut porter sur :
- les informations du bénéficiaire,
- les informations de la convention,
- les informations de l'avantage,
- l’adresse personnelle du bénéficiaire (dans la prochaine version).

Le bénéficiaire coche au moins un des trois items.

82. Quel est l’effet de la saisie de la valeur « O » dans la colonne « LIGNE_DEMANDE_RECTIFICATION » (fichier .csv) ?
Cela revient au même que de réaliser l'étape 2 du traitement de la demande de rectification (voir FAQ n°80)

83. Nous avons sollicité le bénéficiaire qui a déposé une demande de rectification, mais nous n’obtenons pas de réponse. Que faire ?
L'article 94 du décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés prévoit que la demande de rectification doit être traitée dans un délai de 2 mois.
Si la demande est imprécise ou qu'il est nécessaire de disposer d'éléments complémentaires, il convient, avant l'expiration de ce délai de 2 mois, de demander ces éléments au demandeur. Cette demande d'information suspend le délai de 2 mois.
Dans l'attente de ces informations complémentaires, la demande de rectification est donc bloquée. Il est possible néanmoins de resignaler au demandeur que l'on attent des informations et qu'à défaut de réponse, l'on considérera que la demande de rectification est sans objet (en motivant cela). Le message doit préciser au demandeur les voies et délais de recours qui lui sont ouverts pour contester cette décision.

Fonctionnel Retour haut
84. Quelle est la date à prendre en compte pour un contrat renouvelable par tacite reconduction ?
La tacite reconduction d'une convention correspond à la signature d'une nouvelle convention, à l'instar d'un avenant. Ainsi, la convention doit être redéclarée à chaque reconduction, à sa date de signature, avec la durée.

85. Quelle est la procédure pour déclarer les professionnels de santé sur le site unique?
Les dispositions applicables à la transmission des informations au site unique sont les suivantes :
Les conventions signées, les avantages et rémunérations alloués ou versés au cours du 1er semestre doivent être transmis au plus tard le 1er septembre et au plus tard le 1er mars de l'année suivante pour les conventions signées, les avantages et rémunérations alloués ou versés au cours du second semestre de l'année en cours.
(cf article R.1453-5 du code de la santé publique)
Les informations à transmettre concernant les conventions sont mentionnées à l'article R. 1453-3 du code de la santé publique.
Les informations reçues par le site unique sont mises en ligne selon la périodicité suivante : les informations relatives aux conventions conclues et aux avantages consentis au cours du premier semestre civil au plus tard le 1er octobre de l'année en cours et au cours du second semestre civil au plus tard le 1er avril de l'année suivante.

86. Rémunérations prévues dans le cadre des conventions 
Les rémunérations prévues dans le cadre des conventions font l’objet d’une déclaration au titre du dispositif de transparence

87. Date de signature de la convention 
L'article R. 1453-3 du code de la santé publique précise que doit être indiquée la date de signature et la date de fin (si connue) de la convention. La durée de la convention peut également être précisée lors de la déclaration effectuée sur le site unique.

88. Je suis chargée de déclarer les professionnels qui ont participé à notre étude
Ce n'est pas l'étude qui devra être publiée, mais les informations relatives aux conventions signées entre votre entreprise et les professionnels de santé interrogés dans le cadre de votre étude de marché (si l'étude donne lieu à signature de convention) ainsi que les avantages et rémunérations éventuels alloués à ces professionnels de santé dans ce cadre.

89. Une société prestataire de service peut-elle s’inscrire à la place d’une entreprise ?
Une société prestataire ne peut pas s'inscrire à la place d'une entreprise

90. Les ingénieurs biomédicaux 
Ils ne sont pas dans le champ du dispositif transparence, car ils ne sont pas professionnels de santé.

91. Nous avons signé une convention avec un professionnel de santé pour une période donnée. La convention a été déclarée sur le site unique et finalement, les prestations pour lesquelles nous avions établi le contrat n’ont pas été réalisées. Est-il possible de faire annuler la déclaration ou de faire une modification sur le site unique ?
La loi prévoit la publication de l'existence des conventions. Si une convention a bien existé (c'est-à-dire si elle n'est pas devenue juridiquement nulle au titre des dispositions du Code civil), elle doit perdurer sur le site. Il convient donc, au regard des clauses de la convention, de voir s'il s'agit d'une exécution partielle ou si la convention est devenue juridiquement nulle.
En cas d’exécution partielle, la date de fin de la convention peut être modifiée (en prenant par exemple la date à laquelle les parties ont constaté l'inexécution partielle).
Si la convention est devenue juridiquement nulle, il est possible de la dé-publier.